در مطلبی تحت عنوان “غول هزینه ساز، جلسات بی فایده” در مورد هزینه های پنهای یک جلسه غیر موثر و بعضی از عوامل بی نتیجه ماندن جلسات صحبت کردم. در آن مطلب عرض کردم راه حل باشد برای بعد! حالا این بعد آمده است. می خواهم در یک سری مطلب راهکارهایی را در جهت موثر نمودن جلسات  ارائه دهم. این راهکارها از نظر زمانی به سه دسته اقدامات پیش از جلسه، اقدامات هنگام جلسه و اقدامات پس از جلسه تقسیم می شود. که البته از آنجا که امیر مهرانی بسیار تاکید کرده است که کوتاه بنویسم ناگزیرم که هر دسته را در چند قسمت ارائه کنم. تلاش می کنم هفته ای یک مطلب در این مورد بنویسم تا پیوستگی مطالب نیز حفظ شود.

همین ابتدا عرض کنم این مطالب همه نکاتی که می تواند در افزایش کیفیت جلسات موثر باشد نیست و شما می توانید اقدامات دیگری را ذکر نمایید که شاید در شرایطی که شما تجربه می کنید بهتر جواب دهد و من خوشحال می شوم از آنها چیزی یاد بگیرم.


نکات و اقدامات پیش از جلسه

هدف جلسه را مشخص کنید: اینکه جلسه باید هدفمند باشد در نگاه اول مشخص است. اما آیا هدف مورد نظر شما از جلسه مانند اهداف دیگر حاضرین جلسه است؟ آیا اهداف برای همه شفاف است و در آن کلی گویی نیست؟ معمولا اهداف جلسه اشتراک اطلاعات، کسب اطلاعات یا اخذ تصمیم در مورد یک موضوع می باشد. البته جلسه می تواند اهداف دیگری هم داشته باشد و یا ترکیبی از اهداف باشد که فارغ از آن،  مشخص بودن هدف باعت می شود که جلسه موثرتر برگزار گردد.

اگر هدف اشتراک اطلاعات است باید تعیین شده باشد که چه اطلاعاتی و تا چه سطحی. به عنوان مثال وقتی می گوییم باید وضعیت پروژه را در جلسه به اطلاع حاضرین برسد یک جمله کلی بیان کردیم. بایدمشخص شود چه اطلاعاتی و  با چه جزئیاتی. این هدف می تواند تبدیل شود به یک چک لیست که شامل اطلاعات مواردی مانند میزان نفر ساعت هزینه شده، هزینه های جانبی، ریسک های فعال، ریسک های احتمالی، مشکلات فاز یک، نتایج جلسه هفته گذشته با کارفرما و … همانطور که مشاهده کردید به راحتی اطلاعات وضعیت پروژه شکسته شد به یکسری موارد که عدم بیان آنها در جلسه باعث نقص در اطلاعات و دوباره کاری خواهد شد. همچنین این شکستن اطلاعات باعث می شود که بدانیم در مورد چه اطلاعاتی نباید حرف زد. وقتی در لیست، صحبتی از احتمال عدم پرداخت حقوق ماه بعد نشده است، پس گزارش دهنده فراموش نمی کند که حاضرین را نگران نکند!

اگر هدف جلسه کسب اطلاعات باشد نیز به همین طریق باید مشخص شود چه اطلاعاتی باید کسب شود و با چه سطح از جزئیات. زمانی که این اهداف با سطح جزئیات مناسب مشخص گردد می توان برای نیل به آن مسیر جلسه را طراحی و بر اساس آن حرکت کرد.

اگر هم هدف جلسه اخد تصمیم می باشد با برجسته کردن این هدف برای حاضرین جلسه می توانید از منحرف شدن مسیر جلسه جلوگیری کرده و از ایشان خواست تنها مواردی را که به اخذ تصمیم کمک می کند را بیان و بررسی کنند. علاوه بر این، اهداف جلسه سنگ محک کفایت جلسه می باشند و می توان زمانی که اهداف محقق شد جلسه را خاتمه داد. بارها پیش آمده که جلساتی را دیده ام که اهداف جلسه محقق شده اما به دلیل مشخص نبودن آنها حاضرین به بیان جملات تکراری پرداخته اند.

جلسه را نیاز سنجی کنید: پس از مشخص شدن اهداف جلسه، باید این سئوال مطرح شود که آیا تحقق این اهداف تنها از طریق جلسه امکانپذیر است؟ آیا راه کم هزینه و بهینه تری وجود ندارد؟ یا اهداف و شرایط به نحوی هستند که بهترین راه رسیدن به آن برگزاری جلسه است؟

فرض کنید هدف جلسه تنها انتشار یک سری اطلاعات است. شاید به جای برگزاری جلسه که محدود به زمان و مکان است، می توان اطلاعات را از طریق یک مدیای دیجیتال به مخاطب ارائه کرد که در این حالت مخاطبین هر زمان که لازم باشد می توانند به آن مراجعه کنند. در بعضی موارد هم که هدف کسب اطلاعات است و معمولا به چندین نوبت جلسه نیاز است، می توان تعدادی از جلسات را با رد و بدل نمودن پرسشنامه جایگزین کرد. حتی برای جلسات تصمیم گیری که این نوع جلسات هم ممکن است به صورت متوالی برگزار شوند می توان به گزینه‌ هایی مانند فروم و شبکه های اجتماعی برای رد و بدل کردن اطلاعات فکر کرد.

تاکید می کنم این جملات به آن معنی نیست که بهتر است جلسه برگزار نکنیم، بلکه منظور این است که ممکن برای تحقق هدف وسیله ای مناسب تر از جلسه وجود داشته باشد که منطقی است ما بهترین را انتخاب کنیم.

ادامه دارد…

6 دیدگاه در اقدامات پیش از جلسه – قسمت یک
  1. واقعا بحث مهمی هست،ممنون از مطلب خوبتون، منتظر مطالب بعدیتون هستم.
    نمی دونید این موضوع چقدر برای ما مشکل ساز هست..کلی از وقت صرف جلسه هایی میشه که یا نتیجه ای ازش گرفته نمیشه و یااینکه به نتیجه اش اهمیت داده نمیشه!

    • خواهس می کنم.
      متاسفانه این یکجور اپیدمی تو سازمانهای کشورمون است البته بلاد غرب هم زیاد اوضاشون بهشت نیست اما از ما بهترند. امیدوارم این سلسله مطالب کارگشا باشد.

  2. من دانشجوی مدیریت پروژه هستم .مطمئنم از نوشته هاتون خیلی استفاده می کنم.

  3. سازمانها يا شركتهاي حاضر در جلسه صورت جلسه نوشتن وظيفه كداميك از آنها است و به چه دليل؟

  4. @عبدالرضا
    من متوجه نشدم دقیقا منظورتون چه سازمان یا شرکت‌هایی است. با این حال مشخصا تیمی که بیشتر نیاز به استناد به مصوبات دارد می‌تواند این کار رو انجام بدهد. اما در کل نسخه عمومی برای این مورد وجود ندارد


[بالا]

ارسال دیدگاه

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *