مطالب پیشین

اقدامات پیش از جلسه – قسمت یک


حاضرین جلسه را انتخاب کنید: پس از اینکه اهداف جلسه مشخص شد باید بر اساس آن اهداف، افرادی را که می توانند به تحقق اهداف کمک کنند را انتخاب کنید. نکته بسیار مهمی که باید همیشه به آن توجه داشته باشید این است که از حضور افرادی که در دستیابی به اهداف جلسه موثر نیستند خودداری کنید. به دو دلیل:۱) حضور هر فرد در جلسه باعث بالا رفتن هزینه جلسه می شود. ۲) کنترل و مدیریت جلسه فرایندی انرژی بر است و هر چه قدر حاضرین جلسه بیشتر باشد این کار مشکل تر است. حال اجاره بدهید چند نکته مهم را در مورد انتخاب حاضرین جلسه عرض کنم.

درست است که نباید حاضرین بر اساس اهداف جلسه انتخاب شوند اما حضور بعضی افراد حتی اگر نتوانند در جهت دستیابی به اهداف به طور مستقیم موثر باشند می تواند در اثر بخشی جلسه تاثیر گزار باشد. به عنوان مثال در یک جلسه کارشناسی که معمولا افراد این جلسه جوان هم هستند و احتمال می رود بواسطه جوانی و هم سطح بودن این افراد در سازمان جلسه بیش از حد به حاشیه برود. می توان با حضور یک مدیر، کارشناسان را کنترل کرد. یا حضور یک خانم در جلسه ای که تماما آقا هستند و فردای روز جلسه قرار است داربی برگزار شود می تواند از کری خوانیهای مردانه جلوگیری کند. اما باید مراقب باسید که این افراد با ارائه نظرات غیر کارشناسانه جلسه را گمراه نکنند.

  • اگر جلسه از افرادی با رده های مختلف سازمانتشکیل شده، باید رده های بالا توجیه شوند که ناخواسته جایگاه آنها در هدایت جلسه تاثیر گزار نباشد و افراد کارشناس هم توجیه باشند که در صورتی که فکر می کنند نظراتشان از نظر مدیران بهتر است، از نظر خود دفاع کرده و به واسطه ترس از یا احترام به جایگاه مدیران سکوت نکنند.
  • جلساتی که تعداد حاضرین آنها کمتر است بهتر مدیریت می شوند و اما تصمیات اخذ شده در آنها جامعیت کمتری دارد. در این شرایط شما باید حساب کتاب کنید که کدام روش بهتر است.

زمان جلسه را انتخاب کنید: متاسفانه در انتخاب زمان جلسه بیشتر زمانهای آزاد حاضرین در جلسه مورد توجه قرار می گیرد و گاهی هم تنها زمان مدیران ارشد سازمان. هر چند این مورد مهم بوده و گاهی یکی از محدودیتهای تعیین کننده می باشد اما باید به شرایط ذهنی و جسمی حاضرین در جلسه هم توجه داشت. جلسه ای که قرار است طی آن در مورد یک موضوع مهم سازمان تصمیم گیری شود اگر برای انتهای وقت کاری هماهنگ شود و همه حضار در طول روز خسته و کوفته شده باشند، از بازدهی مناسبی برخوردار نخواهد بود. یا اگر جلسه ای که احتمال می رود طولانی شود را در پیش از یک جلسه مهم دیگر هماهنگ کنید،شاید جلسه بدون نتیجه گیری بماند و موکول شود برای زمانی دیگر، در واقع دچار دوباره کاری شدید زیرا باید مقداری هزینه صرف شود تا حاضرین در فاصله بین دو جلسه روند صحبتهای جلسه قبل را فراموش نکنند. با اینکه نمی شود نسخه جامعی برای زمان جلسات پیچید اما شاید بکاربردن نکات ذیل مفید باشد.

  • جلساتی که باید در آن تصمیم گیری شود را در زمانی هماهنگ کنید که حضار از نظر ذهنی خسته نباشند. اول وقت کاری مناسب است حتی شاید صرف صبحانه در جلسات باعث انگیزه حاضرین شود. جلساتی که قرار است در آن اطلاعات منتشر شود را می توانید در انتهای ساعت اداری هماهنگی کرد. زیرا اگر افرادی هم در جلسه چرتشان گرفت می توانند اطلاعات را از طریق مطالعه گزارش بدست آورند.
  • سعی کنید زمان جلسه سریعا پس از ناهار، مسابقات ورزشی و جسله پیشین نباشد.
  • مدت زمان جلسه بیش از دوساعت کارایی را کاهش می دهد، اگر مجبورید کمی استراحت بین جلسه لازم است.

مکان جلسه را انتخاب کنید: باز هم متاسفانه سازمانهای در انتخاب مکان جلسه با محدودیت روبرو هستند و معمولا اولین مکان خالی بهترین مکان جلسه است! اما مناسب بودن اتاق جلسه از نظر دما، تهویه هوا، راحتی صندلی ها برای جلسات طولانی بسیار با اهمیت است. البته توجه داشته باشید که می شود جلسات کوتاه را سرپایی در محوطه باز شرکت یا در کافی شاپ آن طرف خیابان نیز می توان برگزار کرد.

ادامه دارد…

1 پاسخ به اقدامات پیش از جلسه – قسمت دو
  1. از بین مواردی که تا الان گفتید بعداز هدف جلسه به نظرم انتخاب درست حاضرین جلسه از همه مهمتره، مخصوصا تعداد و گروه افرادی که باید انتخاب بشن، در ادمه منتظرم ببینم از نظر شما بقیه فاکتورها چه چیزهایی هستند.
    مطلبتون خیلی خوب دسته بندی شده،ممنون از شما


[بالا]

ارسال دیدگاه

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *