یکی از مشکلات  در سازمانها نبود فرهنگ و سیستم اطلاع رسانی مناسب در ارتباطات کاری می باشد. قبول ندارید! یعنی تا حالا نشده است که کاری از کسی خواسته باشید و با فرض اینکه که تا کنون کار انجام نشده است رفتاری از شما سر بزند، سپس کاشف به عمل آید که کار مورد نظر شما مدتی است که انجام شده فقط شما خبر دار نشدید. یا برایتان پیش نیامده است که کاری را انجام داده باشید و شخص خاصی را از انجام آن مطلع نمودید. پس از دو روز شخص دیگری از همکاران همان شخص خاص از شما در مورد انجام کار پیگیری می کند! حتی بعضی وقتها مشاهده شده که افرادی که در حال انجام یکسری کارها می باشند چون دیگران را از روند انجام کار مطلع نمی سازند، دیگران این برداشت را دارند که کارهای مذکور پیشرفتی نداشته است و گاه به همین دلیل مشکلاتی بوجود می آید. حالا چه! قبول دارید سازمانهای ما در سیستم های اطلاع رسانی و از همه مهمتر فرهنگ اطلاع رسانی مشکل دارند؟

در این پست قصد ندارم نسخه ای برای برطرف نمودن این مشکل بپیچم زیرا بدون در نظر داشتن شرایط سازمان شامل فرهنگ، کارکنان، زیرساختها و … امکان ندارد نسخه مشخصی برای این امر پیشنهاد کرد. در اینجا تنها قصد دارم نکاتی را ذکر کنم که توجه به آنها می تواند تا حدودی مشکلات اطلاع رسانی ما را برطرف کرده و به میزانی شاید قابل توجه کیفیت اطلاع رسانی ما را بهبود بخشد.

  • همیشه اطلاع رسانی بهتر از عدم اطلاع رسانی است: شاید بعضی ها نگران این باشند که اگر به طور مستمر دیگران را از روند کارهای اجرایی خود مطلع کنند، برای این دیگران جذاب نباشد و حتی به نوعی این دیگران از دریافت این اطلاعات مستمر ناراحت باشند. اما واقعیت این است که دریافت و مطالعه یک یا دو ایمیل در هر روز بسیار بهتر از نداشتن اطلاعات است. افراد ترجیح می دهند مطلع شوند حتی اگر برای این مطلع شدند هزینه زمانی صرف کنند. حال فرض کنید که حق با شما باشد و این دیگران از دریافت مستمر اطلاعات ناراحت شوند. خب حق انتخاب با شما می توانید دیگران را ناراحت نکنید یا یک روز به دلیل عدم اطلاع رسانی مورد ماخذه قرار بگیرید!
  • اهداف(در اینجا افراد) اطلاع رسانی را به درستی انتخاب کنید: اگر شما تلاش کرده و اطلاع رسانی را انجام دهید ولی اطلاعات به کسی که باید نرسد، تلاشهای شما به هدر رفته است. شما باید اطلاعات را به افراد مناسب برسانید. گاهی این افراد مدیران و گاهی کارکنان سازمان باشد و گاهی هر دو گروه می باشند. برای اینکار می توانید زمانی که کاری به شما اختصاص داده می شود در مورد اینکه چه کسانی باید از روند کار مطلع شوند، سئوال کنید. البته بدانید که همیشه پاسخ این سئوال کامل نیست!
  • برای اطلاع رسانی کارهای خود به کسی دل خوش نکیند: شاید زمانی که شما در مورد اهداف(در اینجا افراد) اطلاع رسانی پرس و جو می کنید، یک فرد بگوید شما به من گزارش بده، بعد شما بر اساس تجربه خود تشخیص می دهید که دو نفر دیگر هم باید اطلاعات شما را دریافت کنند، فرد اول می گوید که من خودم اطلاعات را پخش می کنم. لطفا به او بگوید چون اطلاع رسانی قسمتی از انجام کار می باشد ترجیح می دهید خود این کار را انجام دهید! ابن اصرار به این دلیل است که اگر به هر دلیل فرد اول این کار را انجام ندهد شما باید کلی زمان صرف کنید که اثبات شود مقصر شما نبوده اید. بهتر است خود این کار را انجام دهید تا هم از انجام و هم از کیفیت اطلاع رسانی اطمینان پیدا کنید.
  • ابزار و نظام مناسب برای اطلاع رسانی انتخاب کنید: مناسب نسبی است، گاهی ایمیل، گاهی پرتال، گاهی گزارش رسمی مناسب می باشد. من توصیه می کنم از اطلاع رسانی شفاهی به عنوان مکمل فرایند اطلاع رسانی استفاده کنید. سعی کنید ابزار شما قابلیت استناد در آینده را داشته باشد. در مورد دوره های زمانی اطلاع رسانی، قالب و محتوا اطلاعات با اهداف خود به توافق برسید. بهتر است همان اول کار در مورد این موارد چک و چونه بزنید!
  • اطمینان پیدا کنید که اطلاعات بدرستی منتقل شده است: خب بارها تجربه کردید که شما مطلبی را بیان کردید و دیگران چیز دیگری متوجه شده است و …. جدا از اینکه مقصر کیست، شما خود را مسئول بدانید. ساز و کاری برای اطمینان از درک درست اطلاعات بکار برید. بعضی راه کارها می تواند این باشد که مواردی را که ممکن است به اشتباه برداشت کنند را رسما اعلام کنید که منظورتان نیست. از اعداد و نمودارها در اطلاع رسانی خود استفاده کنید. از کلماتی استفاده کنید که مخاطبان شما به راحتی آن را درک کنند و ….

در توییتر و فیس بوک من را دنبال کنید.

از طریق صفحه تماس با من در ارتباط باشید.

ارسال دیدگاه

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *